Politica de confidentialitate pentru prelucrarea datelor cu caracter personal prin intermediul magazinului online FITZ

, denumita in continuare FITZ ori mai simplu “Compania”, cu sediul in Romania, Bucuresti, str. Turturelelor 11B, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Bucuresti sub nr. J40/16368/2016, avand codul unic de inregistrare 36837437, atribut fiscal RO, infiintata si functionand in conformitate cu actele normative din Romania, detinatoare a magazinului online FITZ, in conformitate cu Regulamentul UE nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date, adoptat de Parlamentul European, in calitate de Operator prelucreaza date cu caracter personal intr-un mod confidential, sigur si transparent, asigurandu-si clientii ca pot avea incredere in modul de gestionare al datelor cu caracter personal furnizate Operatorului.  

Persoanele care ne comunica date cu caracter personal, au posibilitatea sa ne transmita in mod gratuit si neconditionat solicitari in vederea exercitarii drepturilor legale, respectiv contractuale de care dispun sau, dupa caz, intrebari referitoare la orice aspecte privind confidentialitatea si prelucrarea acestor informatii la adresa de e-mail dataprotection@fitz.ro. Toate solicitarile vor primi raspuns conform prevederilor legale intr-un termen rezonabil care nu va depasi 30 zile de la data primirii. Cu toate acestea, trebuie sa aveti in vedere faptul ca, din motive tehnice, pentru a pune in aplicare unele dintre solicitarile sau optiunile dumneavoastra prin raportare la prevederile legale incidente, este posibil ca pe cale de exceptie sa fie necesare cateva zile suplimentare, perioada in care Operatorul va continua sa prelucreze datele personale care va apartin in baza optiunilor anterior exprimate.

Obtinerea datelor cu caracter personal

Colectam datele cu caracter personal pe care ni le trimiteti in mod voluntar, prin raportare la necesitatea acestora in vederea indeplinirii solicitarii dumneavoastra.

In functie de raporturile online avute cu Clientii nostri, prelucram atunci cand este necesar anumite date cu caracter personal ale acestora prin intermediul magazinului online, in conformitate cu una sau mai multe dintre prevederile art. 6 alin. (1) alit. a), b), c) si f) din Regulamentul UE nr. 679/2016.

Motivul prelucrarii datelor cu caracter personal il constituie respectarea legislatiei in vigoare, apararea intereselor noastre legitime, onorarea unor solicitari ale clientilor, confirmarea si efecuarea operatiunilor de comert precum ar fi vanzarea-cumpararea unor produse si livrarea acestora prin societatile de transport partenere, returnarea unui produs anterior achizitionat, efectuarea unei tranzactii bancare aferente achizitionarii unui produs, informarea clientilor si solutionare unor eventuale sesizari din partea acestora ori comunicarea cu acestia in conditii legale si contractuale, abonarea la newslatter sau crearea unui cont de utilizator in cadrul magazinului online si, in acelasi timp, intocmirea si arhivarea in temeiul legii sau, dupa caz, a unui contract, a documentatiei specifice precum ar fi facturi fiscale, facturi si formulare de retur, procese-verbale in legatura cu o tranzactie sau contracte de vanzare-cumparare atunci cand este cazul dar si apararea drepturilor legitime ale companiei noastre. Cu acordul prealabil al clientului, datele prelucrate pot fi folosite si in alte scopuri determinate, justificate si legale, precum ar fi dar fara a se limita la utilizarea in scop de marketing si publicitate. In cazul documentelor de gestiune contabila, datele cu caracter personal astfel obtinute sunt prelucrate in temeiul art. 319 alin.(20) din Legea 227/2015 privind Codul fiscal al Romaniei si sunt stocate in temeiul art. 25 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991 din Romania, pentru o perioada de 10 ani la care se adauga termenul suplimentar (daca consideram necesar pentru apararea interesului nostru legitim) si general de prescriptie de 3 ani prevazut in Codul civil al Romaniei, care curge incepand cu data incheierii exercitiului financiar pentru anul in cursul caruia aceste inscrisuri au fost intocmite sau, in cazul in care nu se impune  intocmirea documentelor de gestiune contabila, acestea vor fi stocate pentru o perioada rezonabila de timp si necesara prelucrarii lor, inclusiv prin raportare la prevederile legale in vigoare sau, dupa caz, conform prevederilor contractuale aplicabile in cauza respectiva, urmand a fi sterse intr-un mod eficient, sigur si definitiv in momentul in care stocarea acestora nu mai este necesara prin raportare la scopul si temeiul furnizarii, cu luarea in considerare a unui termen suplimentar (daca consideram necesar pentru apararea interesului nostru legitim) de 3 ani reprezentand termenul general de prescriptie prevazut in Codul civil al Romaniei. Datele cu caracter personal pot fi utilizate chiar si in raporturile precomerciale, care nu au ca obiect un produs. Cu titlu exemplificativ, in conditiile in care optati pentru crearea unui cont de utilizator, datele dumneavoastra cu caracter personal vor fi stocate pe toata durata de existenta a contului astfel infiintat, urmand a fi sterse intr-un mod eficient, sigur si definitiv la implinirea termenului suplimentar (daca consideram necesar pentru apararea interesului nostru legitim) si general de prescriptie de 3 ani stipulat in Codul civil al Romaniei, care incepe cu momentul in care procedati la stergerea contului respectiv, in conditiile in care stocarea acestora nu mai este necesara prin raportare la scopul si temeiul furnizarii. Odata cu stergerea contului, puteti sa creati in orice moment un nou cont de utilizator in aceleasi conditii. Utilizatorii magazinului online sunt raspunzatori pentru asigurarea confidentialitatii datelor privitoare la propriul cont de acces, cum ar fi numele de utilizator si parola, fiind responsabili pentru operatiunile desfasurate in cadrul magazinului online. In cazul in care exista indicii ca, din diferite motive imputabile sau neimputabile utilizatorului in cauza, confidentialitatea acestor date de acces a fost compromisa, acesta va notifica imediat Operatorul pentru a bloca accesul la cont, urmand a fi generat cu celeritate un nou set de date pentru accesarea contului de catre detinatorul acestuia. In mod asemanator, in conditiile in care optati pentru a va abona la newsletterul pus la dispozitia clientilor nostri, datele dumneavoastra cu caracter personal vor fi stocate pe toata durata existentei abonamentului, urmand a fi sterse intr-un mod eficient, sigur si definitiv la implinirea termenului suplimentar (daca consideram necesar pentru apararea interesului nostru legitim) si general de prescriptie de 3 ani stipulat in Codul civil al Romaniei, care incepe cu momentul in care procedati la anularea abonamentului respectiv, in conditiile in care stocarea acestora nu mai este necesara prin raportare la scopul si temeiul furnizarii.

Totodata, in cazul in care comandati produse in cadrul magazinului online, prin raportare la interesul nostru legitim privind buna administrare a afacerii noastre, ne sunt necesare numarul de telefon si o adresa de corespondenta electronica, care va apartin, pentru a va putea contacta in vederea confirmarii comenzii pe care o primim, in prealabil incercarii de livrare a acesteia sau, dupa caz, de a va comunica anumite informatii esentiale raportate la comanda/serviciul solicitat de dumneavoastra. De asemenea, pentru a intra in posesia produselor comandate si livrate catre dumneavoastra, exista si posibilitatea sa fiti contactat/notificat telefonic sau prin corespondenta de catre reprezentantii societatii de transport partenera a companiei noastre, astfel cum ar fi dar fara a se limita la Fan Courier Express Srl sau UPS Romania Srl ori alte societati de transport pe care le vom putea contracta ulterior conform interesului nostru legitim de business si fara a va notifica in prealabil.  

Datele personale ale minorilor sunt prelucrate cu atentie prin procesarea unor masuri de siguranta specifice. Astfel, societatea noastra nu solicita si nu colecteaza datele personale ale minorilor cu varsta sub 16 ani decat cu acordul reprezentantului legal al minorului si numai in masura in care vom decide unilateral sa prelucram astfel de date in cunostinta de cauza. Sub acest aspect, Operatorul a introdus in cadrul magazinului online mentiuni sau, dupa caz, campuri specifice in care Clientul se obliga sa declare in mod real si pe proprie raspundere daca are implinita varsta de 16 ani. Compania noastra nu este responsabila pentru declaratiile facute in mod nereal de catre Clientii nostri daca nu am avut cunostinta de situatia reala. Va rugam sa retineti ca prin raportare la cerintele legiuitorului privind siguranta si limitarea prelucrarii datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate, nu vom solicita copii ale documentelor de identitate apartinand persoanelor vizate/consumatorilor.

In momentul in care solicitam datele cu caracter personal ale Clientilor nostri, va informam intr-o maniera clara si explicita asupra datelor necesare, precum si asupra consecintelor nefurnizarii acestora, invederand totodata scopul si temeiul prelucrarii acestora. Atunci cand nu este posibil altfel, in cazul nefurnizarii datelor personale necesare, compania noastra se afla in imposibilitatea de a inregistra si, respectiv, de a onora comenzile Clientilor sai. Mai mult decat atat, in masura in care un utilizator al magazinului online formuleaza solicitari legitime care au ca obiect stergerea si/sau restituirea unor informatii sau documente, dupa caz, precum si limitarea utilizarii anumitor date cu caracter personal, aceste situatii pot afecta calitatea serviciilor prestate de catre Operator, pot ingreuna exercitarea obiectului contractului sau pot cauza prejudicii utilizatorilor in cauza sau pot conduce la imposibilitatea onorarii comenzii/serviciului solicitat de consumator, ca urmare a neexercitarii de catre Operator a unor demersuri potrivit metodologiei de functionare a magazinului online. In aceste conditii, utilizatorii respectivi isi asuma in integralitate consecintele unor astfel de decizii materializate prin solicitari adresate Operatorului sau prin limitarea ori neacordarea consimtamantului procesarii datelor cu caracter personal.

Datele cu caracter personal pe care vi le putem solicita in functie de caz, sunt urmatoarele:

• Nume si prenume;
• Adresa de domiciliu completa;
• Adresa postala;
• Adresa de corespondenta electronica;
• Numarul de telefon;
• Date necesare unei tranzactii precum ar fi contul bancar sau numele titularului acestui cont, precum si institutia bancara la care este deschis contul respectiv;
• Dimensiuni corporale;
• Semnatura (prin limitare la scopuri specifice, precum ar fi de exemplu semnarea formularului de retur, semnarea formularului de garantie, semnarea dupa caz a formularului de exercitare drepturi persoana vizata);
• Alte date cu caracter personal (numai si numai daca este necesar si justificat sub aspectul legii).

In scopurile anterior declarate, vom prelucra cu atentie si in mod individual datele cu caracter personal care va apartin, existand posibilitatea ca sub aspectul necesitatii, in functie de caz si prin raportare la natura comenzii dumneavoastra, sa transmitem in tot sau in parte aceste date catre societatile de transport partenere in cazul livrarii unor produse la adresa pe care ne-o indicati sau catre institutiile bancare/de plata competente in cazul achitarii unor produse prin virament bancar. In acelasi mod, sub aspectul functionarii magazinului online intr-un mod corespunzator, optim si util, unele dintre datele dumneavoastra cu caracter personal pot fi transmise societatilor partenere de IT sau catre alte persoane implicate in dezvoltarea, functionarea si mentenanta magazinului online, a programului software de gestiune financiar-contabila cu licena aferenta, detinatorul arhivei electronice. Totodata, ca urmare a efectuarii unei comenzi in cadrul magazinului online respectiv, in scopul eliberarii facturii aferente, datele dumneavoastra cu caracter personal, in masura necesitatii, sunt transmise si prelucrate prin programul licentiat de gestiune financiar-contabila urmand a fi arhivate scriptic si/sau electronic intr-un server securizat si amplasat pe teritoriul Uniunii Europene, aria geografica in cadrul careia este situata compania noastra.

Atunci cand produsul comandat este livrat Clientului prin intermediul serviciilor de curierat rapid, vom transmite societatii de transport partenere (tert destinatar) intr-o maniera confidentiala datele personale necesare ale Clientului in vederea expedierii produsului respectiv. Pentru a ne implica in crearea unei transmisiuni securizate a acestor date, vom avea posibilitatea sa dispunem in limitele legale, orice masuri pe care le consideram necesare sub acest aspect si vom solicita ferm societatilor de transport partenere sa respecte cu strictete protectia datelor cu caracter personal astfel primite, respectand inclusiv prevederile legale care reglementeaza prelucrarea acestor informatii. 

Va asiguram ca transmiterea acestor date catre terti este realizata in conformitate cu prevederile legale privind protectia datelor cu caracter personal si confidentialitatea informatiilor, in baza unor contracte incheiate cu partenerii nostri care includ totodata garantii in prelucrarea datelor cu caracter personal in limite legale. Totusi, acesti terti raspund in mod unilateral pentru modul in care prelucreaza datele cu caracter personal, motiv pentru care, in prealabil plasarii unei comenzi in cadrul magazinului nostru online, va recomandam sa cititi politica de prelucrare a datelor cu caracter personal a tertilor implicati legitim, prezentata in cadrul urmatoarelor website-uri: 

https://www.cargus.ro/cargus-personal-data-processing-policy/  

Compania noastra poate prelucra datele personale ale Clientilor sai si datorita unei obligatii legale, contractuale sau a unui interes public. Va asiguram ca respectam contractele in care suntem parte si legile aplicabile care in anumite cazuri pot impune prelucrarea datelor apartinand Clientilor nostri. Cu titlu exemplificativ, poate fi sesizata savarsirea unei infractiuni sau poate exista o alta  obligatie de raportare iar acest aspect sa impuna transmiterea datelor personale ale Clientului catre autoritatile competente. In orice caz, vom transmite autoritatii sau institutiei competente datele unui client numai si numai dupa ce ne asiguram ca aceasta entitate indeplineste toate conditiile necesare si legale pentru obtinerea informatiilor respective.

Drepturile clientului in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal

Clientii nostri dispun de toate drepturile legale specifice in materia prelucrarii datelor cu caracter personal, iar compania noastra va asigura un mediu care faciliteaza exercitarea acestor drepturi intr-un mod transparent, corect si usor accesibil in orice moment.

Va garantam faptul ca in orice moment puteti sa dispuneti inclusiv de drepturile legale prevazute mai jos:

• Obtinerea de informari cu privire la datele cu caracter personal care va apartin si au fost furnizate societatii noastre;
• Accesarea datelor cu caracter personal si solicitarea modificarii acestora;
• Restrictionarea prelucrarii datelor cu caracter personal sau opozitia asupra prelucrarii acestora;
• Solicitarea stergerii datelor cu caracter personal;
• Solicitarea de a primiri datele cu caracter personal pe care ni le-ati furnizat si dreptul de a ne solicita trimiterea acestora catre o alta societate;
• Retragerea consimtamantului privind prelucrarea datelor cu caracter personal;
• Solicitarea de a fi despagubit in cazurile prevazute de lege;
• Posibilitatea de a depune o reclamatie la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.

Clientii nostri au inclusiv posibilitatea sa solicite accesul la datele personale care, prin intermediul companiei noastre, au fost transmise catre terte persoane destinatare/imputernicite in scopurile prezentate. Cu titlu exemplificativ, ne puteti solicita, iar noi ne angajam sa dispunem masurile necesare si posibile pentru a va asigura accesul la datele personale prelucrate de societatile de transport partenere (precum ar putea fi Cargus S.R.L. dar si alte societati pe care le vom putea contracta ulterior in interesul nostru de business legitim), in scopul livrarii unor produse sau colete catre persoane vizate.

Masuri de siguranta adecvate in vederea prelucrarii datelor cu caracter personal

Compania noastra a implementat masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru a garanta siguranta datelor cu caracter personal care ii sunt furnizate de Clientii sai. Aceste masuri de protectie nu acopera acele date personale pe care alegeti sa le comunicati in spatii publice neconfidentiale online sau offline. Societatea noastra va pastra datele dumneavoastra cu caracter personal atat timp cat este necesar pentru scopul declarat, luand in considerare nevoia de a raspunde cererilor, solicitarilor si intrebarilor pe care ni le adresati in termenul de stocare al informatiilor furnizate.

Stocam datele cu caracter personal care va apartin intr-o platforma securizata cu privire la care detinem toate drepturile de licenta, aceasta fiind arhivata intr-un server de backup criptat si securizat, destinat acestui scop. Utilizam servere dedicate, tehnologii consacrate, intotdeauna actualizate la zi si trafic de date securizat. Ne asiguram clientii ca nu exista vadite riscuri de furt, stergere, modificare, contrafacere, alterare sau distrugere accidentala a datelor personale care ne sunt furnizate.

In cazul in care vor fi depistate vulnerabilitati asupra datelor personale pe care ni le furnizati, ne angajam sa dispunem masuri adecvate in vederea eliminarii riscurilor de aceasta natura. Prin raportare la prevederile legale, intr-un termen de 24 ore de la depistarea unui eventual risc vadit, vom anunta acest incident Clientului si/sau, dupa caz, Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, dispunand totodata masurile necesare si posibile in vederea combaterii sau, dupa caz, diminuarii efectelor unui eventual risc.  

Atunci cand datele cu caracter personal care va apartin nu mai sunt necesare scopului pentru care au fost colectate sau care a fost agreat si nici nu exista vreo obligatie legala sau contractuala de pastrare a acestora in continuare, vom proceda la stergerea acestora intr-un mod eficient, sigur si definitiv.

Confidentialitatea altor informatii care va privesc

Clientii nostri sunt pe primul loc, iar din acest motiv, compania noastra, in limitele prevederilor legale si/sau contractuale, pastreaza confidentialitatitatea informatiilor care va privesc si pe care ni le furnizati la cererea noastra sau in temeiul unei obligatii legale ori contractuale care ne priveste. In scopul mentinerii confidentialitatii si securizarii acestor informatii, dispunem periodic masuri tehnice si origanizatorice adecvate, iar personalul societatii noastre este periodic instruit in acest scop.

Plasand comenenzi, solicitari sau efectuand operatiuni prin intermediul magazinului online, sunteti de acord ca prelucrarea si stocarea datelor dumneavoastra cu caracter personal sa fie efectuata de catre compania noastra in acord cu prezenta politica de confidentialitate, nota de informare simplificata privind prelucrarea datelor cu caracter personal, precum si in conformitate cu actele normative incidente, inclusiv cum este dar fara a se limita la Regulamentul UE nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date, adoptat de Parlamentul European, pus in aplicare prin Legea nr. 190/2018. De asemenea, sunteti de acord ca in cazul plasarii unei comenzi online, datele dumneavoastra necesare in vederea facturarii aferente, sa fie prelucrate prin sistemul licentiat de gestiune financiar-contabila utilizat de compania noastra in mod securizat. Totodata,  in vederea livrarii comenzii plasata de dumneavoastra, sunteti de acord ca datele dumneavoastra cu caracter personal necesare efectuarii livrarii sa fie prelucrate de catre societatile de transport partenere, acceptand totodatada sa fiti contactat sau notificat de catre acestea sub aspectul indeplinirii scopului declarat.

Newsletter

Pentru a imbunatati activitatea clientilor nostri in legatura cu magazinul online, precum si in scop de marketing, in baza consimtamantul si alegerii dumneavoastra, aveti posibilitatea sa va inscrieti la newsletter-ul organizat de compania noastra, utilizand in acest sens o adresa de e-mail care va apartine. Newsletter-ul este un e-mail sau sms pe care compania noastra il poate trimite unei liste de abonati, pentru a le comunica informatii comerciale si de marketing pe care noi le consideram utile pentru abonati. Astfel de informatii pot face referire cu titlu exemplificativ la produse noi, reduceri, evenimente, sau concursuri organizate de compania noastra. Atat abonarea la newsletter, cat si dezabonarea de la acest canal de comunicare reprezinta optiunea personala a clientilor nostri, sens in care opereaza prelucrarea de date cu caracter personal sub aspectul consimtamantului exprimat online.

Acest inscris reprezinta proprietatea companiei noastre, avand destinatia doar de a justifica raportul comercial avut cu clientii nostri. Este interzisa copierea, distribuirea sau insusirea documentului.

FITZ se implica cu promptitutine in respectarea drepturilor legitime ale Clientilor sai, avand o preocupare primordiala inclusiv pentru respectarea prevederilor legale care guverneaza activitatea companiei noastre.